E-Rechnung und GoBD: Was Unternehmen jetzt umsetzen sollten

E-Rechnung im B2B-Bereich: aktueller Rechtsrahmen

Im inländischen B2B-Geschäft gelten verbindliche Vorgaben zur elektronischen Rechnung. Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung von E-Rechnungen bestehen Übergangsregelungen, die schrittweise zur vollständigen Verpflichtung führen.

Unabhängig davon ist der Empfang bereits heute verpflichtend. Wer technisch nicht vorbereitet ist, riskiert Störungen im Rechnungsprozess und Probleme bei der Weiterverarbeitung.

Was als E-Rechnung gilt und was nicht

Eine E-Rechnung ist kein gewöhnliches PDF. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell auslesbar ist und der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

In der Praxis sind vor allem diese Formate relevant:

• XRechnung
• ZUGFeRD in der aktuellen Version

Ein einfaches PDF, auch wenn es per E-Mail versendet wird, erfüllt diese Anforderungen nicht und gilt steuerlich nicht als E-Rechnung.

Inhaltliche Anforderungen bleiben bestehen

Auch bei der E-Rechnung gelten weiterhin alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Entscheidend ist, dass diese Angaben im strukturierten Datenteil korrekt enthalten sind. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise oder Lieferscheine können als Anhang mitgeführt werden, ersetzen aber keine Pflichtangaben in der Rechnung selbst.

Bei Änderungen an Rechnungen ist jeweils zu prüfen, ob eine Berichtigung, eine Gutschrift oder eine neue Rechnung erforderlich ist. Eine pauschale Lösung gibt es hier nicht, der konkrete Einzelfall ist entscheidend.

GoBD und E-Rechnung: das digitale Original zählt

Mit der E-Rechnung rücken die GoBD noch stärker in den Fokus. Elektronische Rechnungen müssen in der Form aufbewahrt werden, in der sie empfangen wurden. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus, das digitale Original bleibt maßgeblich.

Wesentliche Anforderungen sind:

• Unveränderbarkeit der Daten
• Maschinelle Auswertbarkeit
• Jederzeitige Verfügbarkeit
• Lückenlose Protokollierung
• Eindeutige Zuordnung und nachvollziehbare Historie

Wird eine Rechnung intern in ein anderes Format überführt, muss der gesamte Prozess so gestaltet sein, dass die Ordnungsmäßigkeit jederzeit gewährleistet bleibt.

Was Unternehmen jetzt konkret umsetzen sollten

Auch innerhalb der Übergangsregelungen ist es sinnvoll, frühzeitig aktiv zu werden.

Empfang sicherstellen

Es sollte klar definiert sein, über welchen Kanal E-Rechnungen eingehen und wie sie technisch verarbeitet werden.

Archivierung GoBD-konform organisieren

E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, mit klarer Struktur und schneller Auffindbarkeit.

Interne Prozesse überprüfen

Wer prüft Rechnungen, wer gibt sie frei, wie werden Abweichungen dokumentiert. Die Einführung der E-Rechnung ist eine gute Gelegenheit, bestehende Abläufe zu optimieren.

Software und Schnittstellen klären

Nicht jede Buchhaltungssoftware unterstützt alle Formate vollständig. Eine frühzeitige Abstimmung mit dem Softwareanbieter verhindert spätere Probleme.

Kommunikation mit Geschäftspartnern vereinheitlichen

Einheitliche Formate und klar definierte Übertragungswege reduzieren Rückfragen, manuelle Arbeit und Fehlerquellen.

Fazit: Jetzt Ordnung schaffen

Die E-Rechnung ist beschlossen und ihre vollständige Umsetzung absehbar. Unternehmen, die sich frühzeitig technisch und organisatorisch vorbereiten, vermeiden spätere Hektik und reduzieren Risiken bei Betriebsprüfungen.

Wer Empfang, Archivierung und interne Prozesse jetzt sauber aufstellt, schafft eine stabile Grundlage für die kommenden Jahre und sorgt gleichzeitig für mehr Effizienz in der Buchhaltung.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihre Prozesse rund um E-Rechnung und GoBD praxisnah und rechtssicher umzusetzen.